Управление различными этапами жизненного цикла электронных ресурсов библиотеки является сложной задачей и включает в себя администрирование нескольких рабочих процессов. Авторы из библиотеки Университета Мальмё (Швеция) Шарлотта Херцберг (Charlotte Hertzberg) и Карин Эриксон Лагерас (Karin Ericson Lagerås) в статье «Путь к ROAM: сотрудничество с системным провайдером в разработке и внедрении системы управления электронными ресурсами» (A road to ROAM: collaborating with a system provider in developing and implementing an electronic resource management system) делятся своим опытом участия в проекте разработки новой системы управления электронными ресурсами ROAM (Research Output & Acquisition Management - управление результатами исследований и комплектованием), с этапа первоначального обсуждения и до внедрения. Работы по проекту велись совместно с компанией Subscription People.
Авторы отмечают важность осведомленности о внутренних и внешних процессах жизненного цикла электронных ресурсов, основанного на технологиях для систем управления электронными ресурсами (Techniques for Electronic Resource Management Systems, TERMS). TERMS – это совокупность рабочих процессов, формирующая основу системы управления электронными ресурсами. К ней, в частности, предъявляются следующие требования:
- хранение информации о лицензиях, включая количество пользователей, даты, сроки и т.д.;
- отображение информации о лицензии в меню определителя ссылок;
- получение напоминаний о предстоящих обновлениях;
- сохранение копий лицензий (в виде PDF-файлов);
- сохранение административной информации (ссылки на URL-адреса, идентификаторы пользователей и пароли);
- отображение списков заголовков приобретенных материалов;
- отображение финансовой информации и ее динамики за последние несколько лет;
- сохранение информации об испытаниях продуктов и новых предложениях электронных ресурсов (период, результаты и решения);
- сбор и сохранение статистики использования.
Инструмент оптимизации рабочих процессов ROAM используется в библиотеке Университета Мальмё с осени 2019 г. для управления электронными ресурсами: для получения сведений о подписке, доступа к логинам и другой административной информации, создания финансовых отчетов и других отчетов и т.п. Самый важный урок, извлеченный за первые годы использования ROAM, заключается в том, что нужно быть готовым к переоценке и корректировке процессов и процедур. Авторы делают вывод о том, что наиболее эффективна система, поддерживающая гибкий и итеративный подход к рабочим процессам библиотеки, а не жесткая система, которая не предусматривает никаких отклонений. ROAM поддерживает самые важные потребности библиотеки Университета Мальмё в управлении электронными ресурсами, обеспечивая эффективную работу.
УДК: 025.2-028.27
ГРНТИ: 13.20.31, 13.31.91; 20.15.31, 20.23
DOI: 10.1080/1941126X.2021.1988467
Источник:
https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/1941126X.2021.1988467